シンガポール日本人学校

RPAソリューション「UiPath」を、編入学受付業務に導入。
大きなコストをかけずに業務の自動化を達成。

小学部2校と、中学部1校の3校体制で、2,000名以上の児童・生徒が通っているシンガポール日本人学校様。1912年に設立された日本人向けの補習学校を原点とし、現在では、全日制の日本人学校として世界最大規模を誇っている。また、同校では規模の拡大とともに、編入学受付のオンライン化などさまざまな事務手続きの効率化を推進。今回、手続きのさらなる省力化を目指しRPAソリューション「UiPath」を導入した。これにより、従来手作業に頼っていたデータの転記・入力が自動化され、業務の大幅な省力化とミスの削減を実現。さらに、職員を単純作業から解放し、より付加価値を生む業務へ注力させることが可能になった。

シンガポール日本人学校

「UiPath」の導入により課題を解決

導入前の課題

大規模な自動化システムの
構築が難しかった

コスト面などの問題で、大規模な自動化システムを構築するのが難しく、人手に頼る作業が多く残されていた。

人的ミスが避けられず
生産性が上がらなかった

人手による作業は、入力ミスの発生が避けられず、修正作業にも時間がかかっていた。

単純業務に時間を取られ
職員の能力開発が進まなかった

職員の教育に割ける時間が限られ、複数タスクへの対応力や、業務の付加価値を高めることができなかった。

KDDIが解決!

大きなコストをかけずに
作業の自動化を達成

作業ミスがゼロになり
業務品質が飛躍的に向上

職員の教育に時間をかけられるようになり、業務の高付加価値化が期待できる

さらに

  • 今後、会計業務でもRPAを導入することで、財務分析などの本来業務に、より多くのリソースを割くことが期待できる
  • 児童・生徒が将来必要になる『作業の効率化』のスキルを学ばせる際に、RPAが良い教材になる可能性がある

採用の理由と経緯

複数のアプリケーションにまたがる作業を低コストで自動化できる

同校では、保護者の負担軽減と業務省力化のため、編入学申し込みのオンライン化を実現していた。しかし、既存技術を組み合わせてシステム構築したため、完全な自動化ができず、アプリケーション間で人手によるデータの橋渡しが必要になっていた。高橋氏は「業務省力化は進みましたが、単純なルーチンワークが残されてしまい、この解決のためにRPAの導入を検討しました。RPAソリューション「UiPath」は、複数のアプリケーションにまたがる作業を低コストで自動化できるため、本校のニーズに最適でした」と採用理由を語る。

学校運営理事会 常務理事 事務局長 高橋 勇進氏

導入効果

1件あたり約5分かかっていた作業が、わずか数秒で可能になった

従来、編入学受付の担当者は、保護者がウェブサイト上で入力した情報をサーバーからダウンロードし、エクセルファイルに1行ずつコピペして願書を作成・印刷していた。山田氏は「この工程をRPAで自動化したことで、1件あたり5分程度かかっていた作業がわずか数秒でできるようになりました。とくに新学期前の1~3月は毎日20件程度の申し込みが集中するため、大幅な業務省力化が達成できました」と導入効果を語る。

事務局 山田 満氏

ロボット開発はKDDIに委託し、スムーズな開発・導入を実現

自動化ロボットの開発はKDDIが担当。高橋氏は「業務プロセスを説明してワークフローを設計してもらい、スムーズに導入できました」と言う。また、山田氏は「導入に際しては、KDDIからレクチャーを受け、トラブル対処法も含めてRPAに習熟することができました。操作自体はボタンをクリックするだけで非常に簡単なので、担当職員が代わる際も従来のような引き継ぎが不要で、この点でも省力化に役立っています」と語る。

付加価値を生む業務へ注力でき、サービス品質の向上にも貢献

RPAは、業務の省力化だけでなく、高付加価値化へも大きく道を拓いた。高橋氏は「職員を単純作業から解放することで、能力開発に時間を割けるようになります。複数のタスクをこなし、付加価値を生み出せるように教育することで、学校全体のサービス品質の向上につなげたいと考えています」と言う。さらに高橋氏「今後も編入学受付業務の完全自動化を目指すほか、会計部門へもRPAを導入し、担当者が財務分析などの本来業務に注力できるようにしたいと思っています」とRPAのさらなる活用に意欲を燃やしている。

シンガポール日本人学校様の「UiPath RPA」ご利用イメージ

担当者からのメッセージ

KDDIシンガポール
営業担当 佐伯 凌汰

今回、シンガポール日本人学校様とRPA(UiPath)の構築ができたことを大変誇りに思っております。今後も微力ながら国内外の教育機関における『働き方改革』に少しでも貢献できたら光栄です。

お客様プロフィール

シンガポール日本人学校

本社
The Japanese School Singapore Primary School, Clementi Campus 95 Clementi Road, Singapore 129782
設立
1965年

シンガポール共和国において、日本文部科学省の定める学習指導要領に則った、日本語での初等・中等教育を実施。小学部のクレメンティ校とチャンギ校、中学部のウェストコースト校の3校で、『豊かな国際感覚をもち、世界の人々とつながろうとする人材の育成』を目指している。

シンガポール日本人学校

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